İçişleri Bakanlığı, hususi damgalı yeşil pasaport ile hizmet damgalı gri pasaport başvurularında dijital başvuru sistemini devreye aldı. Yeni uygulamayla birlikte yetkili kurumlar tarafından hazırlanan pasaport talep formları elektronik imza kullanılarak doğrudan Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi’ne aktarılabilecek.
Elektronik talep formunun kullanıldığı başvurularda basılı belge, ıslak imza ve fiziki mühür kontrolüne ihtiyaç duyulmayacak. Nüfus müdürlükleri, başvuru sahibine ait talep formunu sistem üzerinden anlık olarak görüntüleyerek doğrulama işlemini gerçekleştirecek.
Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün güncel başvuru bilgilerinde, elektronik talep formu uygulamasının protokol imzalanan kurumlardan yapılacak başvuruları kapsadığı belirtiliyor. Bu nedenle uygulamanın bütün kurumlarda aynı anda geçerli olduğu düşünülmemeli.
ISLAK İMZA VE MÜHÜR ZORUNLULUĞU KALKTI MI?
Elektronik talep formu hazırlama yetkisine sahip kurumlarda ıslak imza ve mühür kontrolü kaldırıldı. Kurum tarafından elektronik ortamda oluşturulan form, yetkili kişinin elektronik imzasıyla onaylandıktan sonra doğrudan MERNİS’e gönderilecek.
Başvuru sahibi nüfus müdürlüğüne gittiğinde görevli personel, sisteme aktarılan formu elektronik ortamda kontrol edebilecek. Böylece vatandaşların onaylı belgeyi fiziki olarak taşımasına gerek kalmayacak.
Elektronik sisteme dahil olmayan kurumlarda ise mevcut talep formu uygulaması devam edebilecek. Başvuru sahiplerinin işlem öncesinde bağlı bulundukları kurumdan elektronik talep formu düzenlenip düzenlenmediğini öğrenmeleri gerekiyor.
PASAPORT EVRAK DOĞRULAMA NASIL YAPILACAK?
Yeni sistemde evrak doğrulaması başvuru sahibi tarafından ayrıca yapılmayacak. Kurumların elektronik imza ve dijital onayla hazırladığı bilgiler doğrudan MERNİS’e aktarılacak.
Nüfus müdürlüğündeki görevli, başvuru sırasında talep formunda yer alan bilgileri sistem üzerinden görüntüleyerek kimlik ve hak sahipliği kontrolünü gerçekleştirecek. Elektronik olarak aktarılan formlarda ıslak imza ve mühür kontrolü yapılmayacak. Formdaki bilgilerin doğruluğundan ise belgeyi düzenleyen kurumun yetkilisi sorumlu olacak.
Bilgilerde eksiklik, hata veya şüpheli bir durum tespit edilmesi halinde kurumdan yeni bir talep formu hazırlanması istenebilecek.
BAŞVURU SÜRECİ DAHA HIZLI İLERLEYECEK
Elektronik talep formu uygulamasıyla fiziki belge hazırlama, belgeyi farklı birimlere imzalatma ve mühürletme gibi işlemlerin azaltılması hedefleniyor. Belgelerin sistem üzerinden anlık görüntülenebilmesi sayesinde eksik evrak nedeniyle yaşanan gecikmelerin de önüne geçilmesi amaçlanıyor.
Yeni sistem yalnızca pasaport talep formuna ilişkin süreci dijitalleştiriyor. Başvuru sahiplerinin kimlik belgesi, biyometrik fotoğraf, eski pasaport ve başvuru türüne göre gerekli diğer belgeleri hazırlaması gerekiyor. Güncel belge listesinde yeşil ve gri pasaportlar için elektronik formun protokol imzalanan kurumlar üzerinden kullanılacağı açıkça yer alıyor.
KİMLER ELEKTRONİK FORMU KULLANABİLECEK?
Elektronik talep formundan öncelikle sisteme dahil olan ve Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüyle gerekli protokolü tamamlayan kurumların personeli yararlanabilecek.
Başvuru sahibinin kurumu sisteme dahil değilse basılı, imzalı ve mühürlü talep formunun istenmesi mümkün olabilecek. Bu nedenle randevu alınmadan önce kurumun insan kaynakları veya personel biriminden güncel uygulama hakkında bilgi alınması önem taşıyor.