Gün geçtikçe dünyanın dijitalleşmesi, iş dünyasında karşımıza çıkan bilgilerin elektronik olarak düzenlenmesine, depolanmasına ve elektronik ortamda paylaşılmasına olanak sağlayan e-belge kullanımına yönlendirdi. E-belge kullanımı veri güvenliğini arttırmanın yanı sıra kâğıt kullanımını azalttığı için çevreye de katkı sağlamaktadır. Aynı zamanda e-belge oluşturmak ön muhasebe programı ile çok daha kolay olacaktır. Ön muhasebe programı kullanmak zamandan tasarruf etmenizi sağlarken hata payını da en aza indirir. Bu sayede oluşabilecek sorunların da önüne geçilmiş olur.
E-belge iş dünyasında elektronik ortamda oluşturulan resmî belgelerdir. Maaş bordrosu, sözleşme, fatura gibi birçok bilgi e-belge olarak hazırlanıp dijital ortamda saklanabilir. E-belgeler işletme bilgilerinin kaybolma riskini en aza indirirken, verilerin daha kolay ve daha hızlı işlenmesini de sağlar. E-belge oluştururken ön muhasebe programı kullanmak da bu süreci hızlandıracak ve daha verimli olmasını sağlayacak unsurlardan biridir. Türkiye Cumhuriyeti Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümünü e-belge ana başlığı altında tanımlamaktadır. Bu belgelerden bazıları; e-fatura, e-irsaliye, e-gider makbuzu dur.
E-belge düzenlemek için öncelikle belge türü seçmeniz gerekmektedir. Hangi türde bir e-belge düzenleyeceğinize karar verin. (Örneğin, e-fatura, e-irsaliye). Düzenleyeceğiniz e-belge türüne karar verdikten sonra bir e-belge düzenleme yazılımı seçmeniz gerekmektedir. Bunun için ön muhasebe programı kullanabilirsiniz. Bu programlar e-belgeleri otomatik olarak düzenlemenize yardımcı olur ve zamandan tasarruf edersiniz. Daha sonrasında e-belgede yer alması gereken (satıcı, alıcı, vergiler vb.) bilgileri girmeniz gerekmektedir. E-belgenizin düzenlemesi bittikten sonra belgeyi doğrulayabilir ve dijital imza kullanarak güvence altına alabilirsiniz. Bu sayede güvenilir bir e-belge edinmiş olursunuz. Son olarak da e-belgenizi alıcı taraflara iletip saklayabilirsiniz.
E-belge kullanmak, işinizi modernize etmek ve bilgilerinizin güvenliği açısından önemlidir. Bunun yanı sıra değişen ve gelişen dijital dünyaya işinizi entegre etmek sizi her zaman bir adım öne çıkaracaktır. E-belge ile arşivlediğiniz bilgilerinizin kalıcılığı ve güvenirliği daha fazladır. Ön muhasebe programı tam olarak bu iş için biçilmiş bir kaftandır. Bunların yanı sıra e-belge kullanarak fiziksel kağıt kullanımını azaltmış ve çevreye, dünyaya bir katkı sağlamış olursunuz.
